Sind Sie bereit fürs Homeoffice? Sieben wichtige Tipps für Chefs.

Das Coronavirus hat uns fest im Griff. Um wenigstens rudimentär handlungsfähig zu bleiben, gehen viele Unternehmer und Mitarbeiter ins Homeoffice. Aber wie führt man ein Team aus der Ferne? Welche technischen Voraussetzungen braucht man?

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Unsere Situation - unsere Erfahrung

Platzhirsche hat sich in den letzten Jahren zur Cloud-Company entwickelt. Nicht nur unser Softwareangebot wurde unabhängig von einem festen (Speicher-)Ort sondern die Arbeit innerhalb unseres Unternehmens auch. Christian koordiniert unsere Kundenaufträge von München aus, Frank programmiert im Homeoffice und Anja managed unsere Zentrale zur Zeit im trauten Heim. Jeder Mitarbeiter kann von zuhause aus arbeiten. 

Jetzt, in der Zeit, in der man voneinander körperlichen Abstand halten soll, haben wir unsere Unternehmenszentrale in Gut Rickelshausen komplett verlassen. Nur sporadisch kommt dort jemand vorbei.

Welche Erfahrungen wir mit dem Thema Homeoffice gemacht haben und welche Tipps wir weitergeben können, möchten wir hier berichten.

1. Arbeitsplatz einrichten

Wenn möglich sollte das Homeoffice nicht am Couchtisch im Wohnzimmer stattfinden. Auch hier gilt: Arbeitsergonomie macht sich bezahlt. Aber natürlich hat nicht jeder Mitarbeiter ein extra Zimmer, das er dafür einrichten kann. Aber gut sitzen, vernünftiges Licht, einen guten Computer (Laptop), eine gute Datenleitung sollten sichergestellt werden. Bewährt hat sich für uns auch eine digitale Telefonanlage (wir nutzen Cloud PBX der Telekom) und Headsets zum flüssigen Arbeiten.

2. Anders führen

Als Chef hat man sehr viel weniger Überblick über die aktuelle Lage. Auch merkt man nicht so einfach, wenn ein Mitarbeiter gerade genervt oder überfordert ist. Deshalb erfordert Homeoffice mehr Führungsaufwand. Möglichst täglich bilaterale Gespräche mit jedem Mitarbeiter führen - idealerweise per Videokonferenz. So bekommt man eher die Zwischentöne und die aktuellen Emotionen mit. 

Aber auch Gruppen-Videokonferenzen sind einfach möglich und sorgen dafür, dass die Mitarbeiter gemeinsam arbeiten und nicht jeder nur vor sich hin (z.B. mit Google Meet).

Zeigen Sie Zuversicht und Vertrauen. Chefs, die ihren Mitarbeitern vermitteln, dass sie glauben, dass Homeoffice als so etwas wie bezahlter Urlaub ausgenutzt wird, sorgen schon im Ansatz dafür, dass das Projekt scheitert.

Testen Sie es aus: man kann trotz Distanz kreativ sein, ein Wir-Gefühl aufbauen und auch Konflikte und Probleme klären.

3. Strukturen klären

Mal schnell was auf den Schreibtisch werfen oder eine Klärung zwischen Tür und Angel sind nicht möglich. Also braucht es klare Strukturen:

  • Wer ist für was verantwortlich?
  • Wer arbeitet wem zu?
  • Was ist bis wann zu tun?

Eine solche Übersicht der aktuellen Tätigkeiten kann in einem gemeinsamen Dokument (z.B. Google Tabellen, Chat, Notizen), das für alle freigegeben ist, festgehalten werden.

Auch die Verteilung von eingehenden Telefonaten und E-Mails muss geregelt sein.

Feste Besprechungszeiten können ebenfalls hilfreich sein: z.B. morgens und abends jeweils 10 Minuten Gruppen-Videokonferenz um zu klären, was anliegt, beziehungsweise, wie der Tag war.

4. Regeln einführen

Nicht jeder Mitarbeiter hat ein natürliches Talent dafür, von zuhause aus zu arbeiten. 

Da gibt es die Kollegen, denen es schwer fällt, sich nicht ablenken zu lassen. Briefträger, Paketbote, Privattelefon, Kinder oder Schmutzwäsche: Ablenkungen gibt es viele. Vor allem glauben andere Familienmitglieder gerne, dass “von zuhause arbeiten” so etwas wie “frei haben” ist. 

Und dann sind da auch noch die Burn-Out-Kandidaten, denen das Erscheinen der Putzfrau im Büro fehlt und die ohne Pause an der Arbeit sind. Auch das wirkt sich am Ende schlecht auf Mensch und Firma aus.

Als Chef sollten Sie alle Ihre Mitarbeiter im Blick haben und auf Anzeichen solchen Verhaltens achten (Erreichbarkeit, mitternächtliche E-Mails…) und den Kollegen helfen. 

5. Onlinebüro einrichten

Wenn man im Homeoffice arbeitet, fühlt man sich schnell von der Kommunikation abgeschnitten. Neben gemeinsamen Arbeitsdokumenten (oder Projektmanagementtools) und den regelmäßigen Team-Videokonferenzen sollte man mehrere “virtuelle Besprechungszimmer” einrichten. Eines, in dem alle Mitarbeiter eingeladen sind und in dem man Abwesenheiten ankündigt oder auch das Ergebnis von Kundengesprächen etc. verkündet. Da darf auch Mal ein privates Wort fallen oder ein Foto des Mittagessens gepostet werden. 

Weitere Besprechungszimmer können themenbezogen sein wie “Verwaltungsmitarbeiter” oder “Servicetechniker” und spezifische Nachrichten enthalten, die die Kollegen nicht interessieren.

Auch wenn da gelegentlich private Kommunikation stattfindet: so ein Onlinebüro ist wichtig. Das Gefühl von Vereinsamung und die Gefahr von Missverständnissen treten im Homeoffice schnell auf. Das Team von platzhirsche.net nutzt dafür Google Chat. 

6. Chatpausen

Der Chat ist Fluch und Segen zugleich. Wer permanent über den Chat informiert wird, kommt kaum noch zu konzentriertem Arbeiten, ständig ploppt eine Nachricht auf. Klären sie: Wie schnell sollen Kollegen auf eine Nachricht antworten? Ist es okay, nachmittags kurz einkaufen zu gehen und dafür länger zu arbeiten? Müssen Kollegen sich abmelden, die eine Pause machen oder zwei Stunden konzentrierte Stillarbeit machen wollen? Wie erreicht man Kollegen, wenn es mal wirklich wichtig ist? (Telefonanruf?) Es braucht eine gemeinsam verabschiedete Homeoffice-Kultur sonst kommt es schnell zu Ärger. 

7. Infrastruktur schaffen

Vernünftiges Arbeiten braucht vernünftige Technik. Wer sein Team wegen des Coronavirus kurzfristig ins Homeoffice schickt, hat kaum Zeit, gleichzeitig neue Software einzuführen. Andererseits braucht effizientes Arbeiten das richtige Werkzeug.

Google “G Suite” bietet da sehr gute, kurzfristig verfügbare und schnell erlernbare Lösungen:

  • Google Docs - Textverarbeitung
  • Google Tabelle - Tabellen(kalkulation)
  • Google Fotos - Fotos verwalten und teilen
  • Google Notizen - Notizen und Listen erstellen
  • Google Kalender - Termine und Projekte eintragen, teilen, einladen
  • Google Kontakte - Adressbuch
  • Google Drive - Dokumente ablegen und teilen
  • Google Meet - (Video) Konferenzen abhalten (bis 150 Personen)
  • Google Chat - Chatprogramm, virtuelle Besprechungsräume

Alle Dokumente kann man mit anderen teilen, gemeinsam daran arbeiten oder kommentieren sowie versenden. Kosten pro Arbeitsplatz: 10,40 € im Monat.

Telefonanlage: Cloud PBX der Telekom

Keine Lösung von heute auf morgen, aber langfristig Gold wert ist die neue Software von platzhirsche.net: KID - von der Kalkulation bis zur Rechnung alles in der Cloud.

Wenn Sie zu Google, Handwerkersoftware, Cloud PBX oder dem Thema “Homeoffice” Fragen haben oder Unterstützung benötigen, dann sind wir für Sie da: 07732 / 823710. 

Bleiben Sie gesund!

Ihr Platzhirsche-Team


19.03.2020 15:49 Alter: 15 Tag(e)
Kategorie: Homepage-News, Startseite

Sprücheklopfer

»Schöne Frauen sind eine Woche lang gut, gute Frauen ein Leben lang schön.«

Arabisches Sprichwort

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